Características generales de un portal del empleado
Un portal web del empleado, también conocido como portal del trabajador, es una plataforma online que facilita la comunicación y gestión de información entre la empresa y sus empleados.
Típicamente, es una aplicación web (oficina virtual) donde los empleados pueden consultar documentación e históricos de su actividad en la empresa y realizar trámites. Ahorra tiempo y costes innecesarios, respecto a la gestión en papel o por email.
Portal web del empleado: puerta a la información, comunicación y eficiencia
Pensemos en lo importante que resulta ofrecer un punto común web para los diversos empleados que tiene una empresa. Ya que pueden estar ubicados en distintas sedes, incluso en diferentes países, y poder compartir experiencias y opiniones como miembros de una misma organización.
También, en cuanto a optimización de procesos, típicamente el portal del empleado se utiliza para centralizar gestiones administrativas y digitalizar procesos:
Por ejemplo, suelen estar disponibles los recibos de nómina, los certificados de retenciones, documentación laboral diversa como contratos, altas y bajas, modelos de comunicación de datos fiscales como el 145 de la AEAT, Datos para la declaración de la renta, etc. …
Respecto a los históricos, suelen estar disponibles la vida laboral (no Vilem de la Seguridad Social), los puestos ocupados dentro de la empresa, la formación recibida, …
Funciones principales del portal del trabajador
- Los empleados pueden acceder y actualizar su información personal, como datos de contacto, dirección, estado civil, etc.
- Recursos Humanos: Permite a los empleados consultar sus nóminas, descargar documentos, solicitar vacaciones y ausencias, gestionar permisos, etc.
- El portal puede ser un canal de comunicación interna bidireccional, donde la empresa puede compartir noticias, eventos, comunicados, encuestas, etc., y los empleados pueden enviar sugerencias, comentarios o realizar preguntas.
- Ofrece acceso a cursos de formación online, materiales de aprendizaje, planes de desarrollo profesional (planes de carrera), etc.
- Gestión del tiempo: Permite a los empleados registrar su jornada laboral, controlar sus horas de trabajo, solicitar permisos y ausencias, …
- Beneficios y compensaciones: Información sobre los beneficios que ofrece la empresa, como seguros, planes de pensiones, descuentos, …
- Comunidad interna: Fomenta la interacción entre los empleados a través de foros, grupos de interés, redes sociales internas, etc.
Ventajas:
- Facilita y mejora la comunicación interna, haciéndola más fluida y transparente entre la empresa y los empleados.
- Agiliza los procesos: Automatiza tareas administrativas y reduce el papeleo.
- Permite a los empleados dedicar más tiempo a sus tareas principales. Aumentando la productividad y el cumplimiento normativo.
- Mejora la satisfacción del empleado: Ofrece un canal de comunicación y acceso a información relevante.
- Ahorra tiempo y recursos en la gestión de Recursos Humanos, reduciendo costes.
Un portal web del empleado es una herramienta muy práctica que aporta valor y mejora la comunicación, eficiencia y satisfacción de la plantilla.
Módulos y funcionalidades incluidas
Suelen integrarse módulos como el control horario o de asistencia, vacaciones, permisos laborales, horarios flexibles, calendarios, mensajería instantánea, incluso enlaces con aplicaciones de asignación de tareas como ASANA, Trello, Basecamp, Jira, GitHub, Get Started, Ms Planner, … y otros gestores de proyectos y tareas.
Muy al estilo de las actuales redes sociales. Imagina la potencia que tendrían las funcionalidades de una red similar a Linkedin como herramienta interna de comunicación (ver características de Yammer).
En el apartado de varios, podemos encontrar noticias, circulares y documentación diversa, como por ejemplo documentos de procedimientos de onboarding o planes de acogida, biblioteca de recursos, acceso y solicitud de cursos, etc.
¿Qué es un portal del empleado? Clic para tuitear
La nuevas intranets están alojadas en la nube y dan acceso también a través de APPs de dispositivos móviles, con lo que mejora el proceso de comunicación notablemente.
Pensemos en lo poco eficiente que resultaría tener que contactar con el área de administración o de recursos humanos cada vez que necesitásemos consultar una determinada información o preguntar por alguna cuestión.
Además, gracias a la recopilación de esta información podemos iniciar procesos de mejora y repositorios de FAQs para el resto de compañeros que puedan tener las mismas dudas.
Por lo tanto, podemos concluir que el portal del empleado, es una herramienta de mejora de la motivación y de la productividad.
Y por otro lado, disminuye la carga administrativa del área de recursos humanos, debido en parte a la autogestión y acceso directo a la información laboral y de capacitación que realizan los empleados.
En Consultae hemos participado en el diseño y desarrollo de portales de RRHH para diversas empresas. Estaremos encantados de escuchar sus necesidades y poder colaborar en sus proyectos de TI aplicados al área de gestión del capital humano.
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Centraliza la información y agiliza tus procesos:
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- Cursos: Organiza y administra tus cursos de forma eficiente, desde la creación del programa hasta la evaluación del rendimiento.
- Proveedores: Mantén un registro completo de tus proveedores, incluyendo datos de contacto, historial de compras y pagos.
Optimiza el seguimiento y la evaluación:
- Rendimiento del curso: Realiza un seguimiento detallado del rendimiento de cada curso, identificando fortalezas y áreas de mejora.
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