Características generales de un portal del empleado

Típicamente, es una aplicación web (oficina virtual) donde los empleados pueden consultar documentación e históricos de su actividad en la empresa y realizar trámites. Ahorra tiempo y costes innecesarios, respecto a la gestión en papel o por email.

Pensemos en lo importante que resulta ofrecer un punto común web para los diversos empleados que tiene una empresa. Pueden estar ubicado en distintas sedes, incluso en diferentes países, y poder compartir experiencias y opiniones como miembros de una misma organización.

También, en cuanto a optimización de procesos, típicamente el portal del empleado se utiliza para centralizar gestiones administrativas y digitalizar procesos:

Por ejemplo, suelen estar disponibles los recibos de nómina, los certificados de retenciones, documentación laboral diversa como contratos, altas y bajas, modelos de comunicación de datos fiscales como el 145 de la AEAT, Datos para la declaración de la renta, etc. …

Respecto a los históricos, suelen estar disponibles la vida laboral (no Vilem de la Seguridad Social), los puestos ocupados dentro de la empresa, la formación recibida, …

Suelen integrarse módulos como el control horario o de asistencia, vacaciones, permisos laborales, horarios flexibles, calendarios, mensajería instantánea, incluso enlaces con aplicaciones de asignación de tareas como ASANA, Trello, Basecamp, Jira, GitHub, Get Started, Ms Planner, … y otros gestores de proyectos y tareas.

Muy al estilo de las actuales redes sociales. Imagina la potencia que tendrían las funcionalidades de una red similar a Linkedin como herramienta interna de comunicación (ver características de Yammer)
Ya en el apartado de varios, podemos encontrar noticias, circulares y documentación diversa, como por ejemplo documentos de procedimientos de onboarding o planes de acogida, biblioteca de recursos, acceso y solicitud de cursos, etc.

La nuevas intranets están alojadas en la nube y dan acceso también a través de APPs de dispositivos móviles, con lo que mejora el proceso de comunicación notablemente.

Pensemos en lo poco eficiente que resultaría tener que contactar con el área de administración o de recursos humanos cada vez que necesitásemos consultar una determinada información o preguntar por alguna cuestión. Además gracias a la recopilación de esta información podemos iniciar procesos de mejora y repositorios de FAQs para el resto de compañeros que puedan tener las mismas dudas.

Por lo tanto, podemos concluir que el portal del empleado, es una herramienta de mejora de la motivación y de la productividad.

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